Autor: Wiss. Hilfskraft KSM

von Sophie B.

Während meines Praktikums in der Carl-von-Ossietzky-Buchhandlung konnte ich zahlreiche Einblicke in den Arbeitsalltag und die Aufgabenbereiche des Buchhandels gewinnen. Zu Beginn wurde ich in die verschiedenen Arbeitsbereiche eingearbeitet. Zu meinen Aufgaben vor dem Öffnen des Ladens gehörten unter anderem die Kasse und PCs zu starten und neu angelieferte Kunden- und Lagerbestellungen zu sortieren. Ich lernte das Warenwirtschaftssystem „Quimus“ und die unterschiedlichen Warengruppen kennen. Besonders interessant war es, sich mit speziellen Warengruppen wie “Philosophie” oder “Feminismus“ auseinanderzusetzen.

Zu meinen täglichen Aufgaben zählten die Beratung und Bedienung der Kundinnen und Kunden, das Kassieren sowie die Nutzung des Warenwirtschaftssystems, um den Wareneingang zu buchen und Rechnungen einzutragen. Auch Kundenbestellungen wurden von mir über das System aufgenommen. Dies stellte zwar oftmals eine einfache Aufgaben dar, aber es kam auch zu einigen Herausforderungen, wenn die Kundinnen und Kunden den Titel nicht mehr wussten oder das Buch schon länger vergriffen war. Die Buchhandlung bietet es an, archivarische Bücher zu bestellen, daher war oft eine Recherche zu den gesuchten Büchern notwendig, um den gewünschten Titel zu finden.

Ein längerfristiges Projekt, das ich übernommen habe, war die Überprüfung und Pflege der Warengruppen. Da die Buchhandlung erst seit kurzem Warengruppen eingeführt hatte, überprüfte ich, ob die Bücher korrekt einsortiert waren und die richtige Warengruppe hatten. Auch das Erstellen und Anbringen von Etiketten für die verschiedenen Warengruppen an den Regalen gehörte zu meinen Aufgaben.

Neben diesen festen Tätigkeiten habe ich auch immer wieder spontane Aufgaben übernommen, wie zum Beispiel das Gestalten einer Dekoration für das englischsprachige Bücherregal, damit es für die Kundinnen und Kunden leichter erkennbar war. Außerdem durfte ich Büchertische zu verschiedenen Themen zusammenstellen. Besonders bei dem Thema „Skandinavien“ konnte ich meine Ideen einbringen und eine eigene Bücherliste mit passenden Titeln erstellen.

Ein Hauptgrund, warum ich mich für dieses Praktikum entschieden habe, waren die zahlreichen Veranstaltungen, die die Buchhandlung regelmäßig durchführte. Auf meinen Wunsch hin wurde es mir ermöglicht, einen Einblick in die Organisation und Durchführung dieser Veranstaltungen zu erhalten. So konnte ich zum Beispiel bei der Planung und Umsetzung verschiedener Events mitarbeiten und Texte für die Website und Social-Media-Beiträge verfassen. Ich nahm an Veranstaltungen teil, half beim Bücherverkauf und beim Auf- und Abbau.

Besonders spannend war die Veranstaltung „Stöberzeit“, die die Buchhandlung erstmals durchgeführt hat. Dabei sollte einer kleinen Gruppe von zehn Kundinnen und Kunden die Möglichkeit geboten werden, abends in der Buchhandlung in aller Ruhe zu stöbern und sich bei Getränken und Snacks über Literatur auszutauschen. Ich war von Anfang an in die Planung eingebunden, habe Texte und Bilder für die Website gestaltet und auch selbst an der Veranstaltung teilgenommen.

Weitere unregelmäßige Aufgaben waren das Aufhängen von Postern, das Verteilen von Flyern und kleinere Botengänge mit dem Lastenrad, zum Beispiel zur Post, zur Bank oder zu Kundinnen und Kunden, die Bücher bestellt hatten.

Ein weiteres interessantes Projekt war die Entwicklung einer Social-Media-Strategie für die Buchhandlung. Da die Buchhandlung sich von Twitter/X distanzieren wollte, habe ich recherchiert, ob sich Mastodon als alternative Plattform eignet und anschließend einen Account erstellt und erste Beiträge veröffentlicht. Zudem habe ich Social-Media-Beiträge für Instagram und Facebook verfasst und Bilder gestaltet, um Rezensionen, Themen der Schaufenster und Veranstaltungen zu bewerben. Auch die Homepage der Buchhandlung konnte ich mitgestalten und anpassen. Eine von mir selbst geschriebene Rezension zu dem Buch „Höhenrausch“ von Harald Jähner, habe ich ebenfalls auf der Website veröffentlicht.

Da ich mich auch für betriebswirtschaftliche Themen interessiere, ermöglichte mir die Buchhandlung, zusätzliche Einblicke hinter die Kulissen zu bekommen. Ich durfte an der Jahreshauptversammlung der KG teilnehmen, bei einem Gespräch mit der Großhandelsvertreterin dabei sein und ein Treffen mit einem Verlagsvertreter von Suhrkamp begleiten. Dabei erhielt ich spannende Einblicke in betriebswirtschaftliche Abläufe und in die Buchbranche allgemein.

Insgesamt konnte ich während meines Praktikums lernen, wie vielseitig die Arbeit in einer Buchhandlung ist. Von der Kundenberatung über die Organisation von Veranstaltungen bis hin zu Warenlogistik und Marketingaufgaben wie Social-Media. Die Mischung aus praktischen Tätigkeiten und kreativen Aufgaben hat mir besonders gut gefallen und meinen Blick für die Buchbranche erweitert. Das Team der Buchhandlung hat mich während des gesamten Praktikums sehr gut begleitet und unterstützt.

von Jemima G.

Statista is a global statistics platform based in Hamburg, that gathers statistics from thousands of sources, packages them into charts, and publishes short analyses in several languages. Since January 2024 I’ve been part of its Data and Research team as a working student. My title, writing research assistant, sums up the job: I help lead researchers finish their projects and write new articles for the platform. I work about twenty hours a week, mostly from home, so I can freely choose my working hours between my KSM classes. When I want face-to-face time I book a desk in the office and catch up with the team.

Monday starts with a short video call where the researchers set priorities and hand out tasks with firm deadlines. If I update an existing piece, I first check earlier reports and confirm that every figure is still current. Fresh data means fresh visuals, so I redo the graph and rewrite the short text that explains the trend. When the team wants a new topic, one of the lead researchers will work with me, and we will look for angles that fit the Statista audience, gather solid sources, select the topic wanted and, once we have everything in place, turn the numbers into a clean graphic with a clear description.

Most of our day-to-day talk happens in English because the team is international. I switch to German mainly when dealing with human resources, and Spanish comes in whenever a Latin-American data set lands on my desk. The platform publishes in all three languages (among many), and I’m trusted to handle content in each one, under the researcher who’s leading the project that week.

Deadlines matter. I break each assignment into smaller steps, set checkpoints, and flag problems early if a key source disappears or two statistics don’t line up. The habit keeps projects on track and makes status updates short and useful.
Feedback is fast and steady. After most submissions the researcher leaves notes, sometimes minor tweaks, sometimes a bigger rewrite, so the piece is ready for publication. Twice a year my team lead reviews my overall progress, points out growth, and sets fresh goals. Knowing that feedback is built into the job helps me test new approaches without worrying that mistakes will slip through.

After roughly thirteen hundred hours in the role, I’m quicker at spotting solid data, sharper at turning numbers into stories, and calmer when the clock is ticking. The mix of research, multilingual writing, and constant feedback has given me skills I use daily in my master’s work and will carry into future projects.

von Sarah A.

Seit dem 1. Juni 2024 bin ich als Werkstudentin an der Behörde für Schule und Berufsbildung der Stadt Hamburg tätig. Dort bin ich im externen Team der DigiPa eingesetzt und beschäftige mich mit der Einführung der digitalen Personalakte in der Hamburger Verwaltung. Die Digitalisierung der Personalakten ist ein zentrales Projekt, welches derzeit in allen Behörden der Stadt umgesetzt wird und somit zeitlich begrenzt ist. Die Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) ist für die Organisation und Verwaltung des Personals im Bildungswesen der Stadt Hamburg verantwortlich. Im Zuge der Digitalisierung wird die klassische Papierakte durch die digitale Personalakte (DigiPa) ersetzt. Es besteht für die BSB sowie für alle Behörden eine zentral geregelte Zusammenarbeit mit einem großen Scandienstleister, der auch die jeweiligen Fristen für die Abholung setzt. Die Hauptaufgabe des DigiPa-Teams besteht in der formalen und teilweise inhaltlichen Überprüfung der Personalakten vor dem Digitalisierungsprozess sowie die Vorbereitung für die Übergabe an den Scandienstleister. Es hat anfangs ein wenig gedauert, bis man sich einen Überblick über die hierarchischen Strukturen in der Behörde verschafft hat. Zum Einstellungsbeginn gab es eine persönliche Einladung zu einer Willkommensveranstaltung der BSB. Dort konnten neue Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und sich in ihren jeweiligen Tätigkeitsbereichen austauschen und einen Überblick verschaffen, welche Arbeitsbereiche und Möglichkeiten es in der BSB gibt. Das DigiPa-Team setzt sich aus Studierenden verschiedener Fachrichtungen, verbeamteten Personen in der Wiedereingliederung und einer Teamleitung aus dem uns zugewiesenen Sachgebiet zusammen. Mir gefällt besonders die Vielfalt in unserem Team. Trotz steigender Personenanzahl ist man in dem Projekt somit gut zusammengewachsen. Angefangen mit drei Personen sind wir mittlerweile auf eine Teamgröße von fünfzehn Personen gewachsen.Eine gute Kommunikation, Flexibilität und eine enge Zusammenarbeit sind von daher essenziell. Die zu digitalisierenden Personalakten stammen aus unterschiedlichen Sachgebieten, weshalb die damit einhergehenden Anforderungen variieren. Ein wichtiger Aspekt ist zum Beispiel die Abstimmung mit den jeweiligen Sachgebietsleitungen, um Fehler zu vermeiden und den Ablauf effizient zu gestalten. Die Arbeit im Team selbst ist von hoher Eigenverantwortung geprägt, da wir als Unterstützungskräfte weitgehend selbstständig agieren und die Organisationstruktur eigenständig in Absprache mit der Teamleitung entwickelt haben. Mit wachsender Teamgröße wurden Aufgaben gemeinsam definiert und laufend angepasst. Der Arbeitsalltag ist je nach anstehenden Aufgaben abwechslungsreich und fordert sowohl Teamgeist als auch Genauigkeit. Dazu gehören regelmäßige Teammeetings und das Dokumentieren der Projektetappen zum Austausch und Abgleich von geplanten Zielen und Fristen. Besonders positiv finde ich die Möglichkeit der aktiven Gestaltung der Arbeitsabläufe und die hohe Eigenverantwortlichkeit in Bezug auf die Organisation. Allerdings steht die eher eigenständige und aktive Arbeitsweise der Unterstützungskräfte im Kontrast zu der oft eher langsamen Arbeitsweise innerhalb der Behörde. Die Tätigkeit als Werkstudentin eines externen Teams im öffentlichen Dienst bietet einen umfassenden Einblick in die Abläufe einer großen Behörde und stellt einen vor die Herausforderungen eines Projekts, das unter Einhaltung von Fristen arbeitet. Es ist zudem bereichernd zu wissen, dass man mit seiner Tätigkeit einen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung leistet. Insgesamt sehe ich die Arbeit als wertvolle Vorbereitung, wenn man sich dafür entscheiden sollte, im öffentlichen Dienst im Bereich der Personalführung zu arbeiten. Zudem hat man somit die Möglichkeit sich auch auf intern ausgeschriebene Stellen zu bewerben. Ich konnte fachliche Kenntnisse im Bereich der Verwaltung von Personalakten mitnehmen und habe dank der Projektarbeit im Team gelernt, mit hoher Eigenverantwortung und Flexibilität den jeweiligen Aufgaben zu begegnen.

Leefke L.

I did an internship of a duration of two months at the nongovernmental organization EDUCA International, o.p.s in Prague. The organization is part of a consortium of 24 Czech universities and coordinates and finances Erasmus+ mobilities for postgraduates. Initially my position was a Podcast Trainee. However, because the position of a Social Media Trainee which is normally covered by an intern as well was free and my mentor asked me to also overtake this role, which I then did. I am glad to have been responsible for both the podcast and the Social Media because each of the two positions was connected to a rather low workload, so that even with both positions I had plenty of free time.

I had to cut videos, match audio files with the corresponding video files to create the video of each podcast episode. The podcast is a project that my mentor started as a way to share experiences of former Erasmus trainees and students so that students interested in Erasmus+ can learn about chances, obstacles and more connected to Erasmus+ mobilities. I was responsible for the whole process of creating the podcast episodes. So, I did not observe other colleagues and then copied what they were doing but I had to think about which interview questions I wanted to ask during the interview in the podcast studio and I had to think about which video editing programmes I then want to use for the post editing. Also, I had to upload the then finished videos on YouTube and promote the releases on the NGO´s Instagram – and Facebook channels.

As far as the Social Media work is concerned, I had to post at least two posts per week. The posts were partly about the NGO´s work, events that they or their stakeholders organized, Erasmus+ offers and more. Often I could come up with my own ideas and then prepared posters, covers, layouts etc. in Canva and then post them via Meta Business Suite.

What I really like about the internship is that there was a variety of several unique activities and events taking place that I was allowed to participate in. For example, my mentor signed me and the other trainee up for an international BIP and staff week at a business university in Prague. We were sitting in interesting workshops designed for Erasmus staff such as managers, international coordinators and heads of departments. I was asked to present my Erasmus+ experiences in front of the students that were participating in the international BIP for students that was taking place simultaneously with the BIP for staff that we were participating in. This week was definitely my highlight because I got to network a lot and also got an idea of what international events in the academic realm look like. So I did not only learn about the NGO´s work but also about parts of the work of among others doctorates and managers.

The team of the NGO consists of three permanent staff members and often one to three trainees. During most of my time there was a second trainee in the office, which I really appreciated. We were allowed to do home office half of the week, which I really enjoyed because the office was located a bit out of the city centre.

Ultimately, I learned several skills regarding video editing, Social Media work, an NGO´s work, Erasmus+ coordination, international work in the academics, presenting, designing covers, and more. I increased my creative thinking skills and my presenting skills. I learned that Prague is very nice for living!