von Sarah A.
Seit dem 1. Juni 2024 bin ich als Werkstudentin an der Behörde für Schule und Berufsbildung der Stadt Hamburg tätig. Dort bin ich im externen Team der DigiPa eingesetzt und beschäftige mich mit der Einführung der digitalen Personalakte in der Hamburger Verwaltung. Die Digitalisierung der Personalakten ist ein zentrales Projekt, welches derzeit in allen Behörden der Stadt umgesetzt wird und somit zeitlich begrenzt ist. Die Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB) ist für die Organisation und Verwaltung des Personals im Bildungswesen der Stadt Hamburg verantwortlich. Im Zuge der Digitalisierung wird die klassische Papierakte durch die digitale Personalakte (DigiPa) ersetzt. Es besteht für die BSB sowie für alle Behörden eine zentral geregelte Zusammenarbeit mit einem großen Scandienstleister, der auch die jeweiligen Fristen für die Abholung setzt. Die Hauptaufgabe des DigiPa-Teams besteht in der formalen und teilweise inhaltlichen Überprüfung der Personalakten vor dem Digitalisierungsprozess sowie die Vorbereitung für die Übergabe an den Scandienstleister. Es hat anfangs ein wenig gedauert, bis man sich einen Überblick über die hierarchischen Strukturen in der Behörde verschafft hat. Zum Einstellungsbeginn gab es eine persönliche Einladung zu einer Willkommensveranstaltung der BSB. Dort konnten neue Kolleg*innen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und sich in ihren jeweiligen Tätigkeitsbereichen austauschen und einen Überblick verschaffen, welche Arbeitsbereiche und Möglichkeiten es in der BSB gibt. Das DigiPa-Team setzt sich aus Studierenden verschiedener Fachrichtungen, verbeamteten Personen in der Wiedereingliederung und einer Teamleitung aus dem uns zugewiesenen Sachgebiet zusammen. Mir gefällt besonders die Vielfalt in unserem Team. Trotz steigender Personenanzahl ist man in dem Projekt somit gut zusammengewachsen. Angefangen mit drei Personen sind wir mittlerweile auf eine Teamgröße von fünfzehn Personen gewachsen.Eine gute Kommunikation, Flexibilität und eine enge Zusammenarbeit sind von daher essenziell. Die zu digitalisierenden Personalakten stammen aus unterschiedlichen Sachgebieten, weshalb die damit einhergehenden Anforderungen variieren. Ein wichtiger Aspekt ist zum Beispiel die Abstimmung mit den jeweiligen Sachgebietsleitungen, um Fehler zu vermeiden und den Ablauf effizient zu gestalten. Die Arbeit im Team selbst ist von hoher Eigenverantwortung geprägt, da wir als Unterstützungskräfte weitgehend selbstständig agieren und die Organisationstruktur eigenständig in Absprache mit der Teamleitung entwickelt haben. Mit wachsender Teamgröße wurden Aufgaben gemeinsam definiert und laufend angepasst. Der Arbeitsalltag ist je nach anstehenden Aufgaben abwechslungsreich und fordert sowohl Teamgeist als auch Genauigkeit. Dazu gehören regelmäßige Teammeetings und das Dokumentieren der Projektetappen zum Austausch und Abgleich von geplanten Zielen und Fristen. Besonders positiv finde ich die Möglichkeit der aktiven Gestaltung der Arbeitsabläufe und die hohe Eigenverantwortlichkeit in Bezug auf die Organisation. Allerdings steht die eher eigenständige und aktive Arbeitsweise der Unterstützungskräfte im Kontrast zu der oft eher langsamen Arbeitsweise innerhalb der Behörde. Die Tätigkeit als Werkstudentin eines externen Teams im öffentlichen Dienst bietet einen umfassenden Einblick in die Abläufe einer großen Behörde und stellt einen vor die Herausforderungen eines Projekts, das unter Einhaltung von Fristen arbeitet. Es ist zudem bereichernd zu wissen, dass man mit seiner Tätigkeit einen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung leistet. Insgesamt sehe ich die Arbeit als wertvolle Vorbereitung, wenn man sich dafür entscheiden sollte, im öffentlichen Dienst im Bereich der Personalführung zu arbeiten. Zudem hat man somit die Möglichkeit sich auch auf intern ausgeschriebene Stellen zu bewerben. Ich konnte fachliche Kenntnisse im Bereich der Verwaltung von Personalakten mitnehmen und habe dank der Projektarbeit im Team gelernt, mit hoher Eigenverantwortung und Flexibilität den jeweiligen Aufgaben zu begegnen.